De module Relaties

Relaties Relaties

Op de modulestartpagina zoek en selecteer je een bestaande relatie of je maakt er één aan. Vervolgens opent de relatiekaart.

Meteen onder de navigatiebalk zie je de knoppenbalk. Dit scherm bevat geen modulespecifieke, maar alleen algemene knoppen.

Relatieheader

Meteen onder de knoppenbalk bevindt zich de relatieheader. In de velden van de header geef je de gegevens in die gelden voor de gehele relatie.

• Relatie. Het unieke relatienummer wordt automatisch gegenereerd door MKG na het opslaan van de relatiekaart.
• Actief. Vinkbox om aan te geven of de relatie actief of niet actief is. Standaard is dit vakje aangevinkt. Een niet-actieve relatie wordt niet getoond in zoekresultaten.
• Bedrijfsnaam. Geef hier verplicht de bedrijfsnaam in.
• Bedrijfsnaam 2. Hier heb je de mogelijkheid om een tweede naam in te geven.
• Telefoon. Geef het algemene telefoonnummer in.
• E-mail. Geef het algemene e-mailadres in. Klik op het icoon om Microsoft Outlook te openen. Het e-mailadres is dan automatisch ingevuld.
• Website. Geef het adres van de website in. Klik op het icoon om naar de website gaan.

Hoe maak je een relatie aan?

Tabblad Algemeen

Onder de relatieheader bevinden zich de tabbladen. Na het openen van een relatiekaart zal standaard het tabblad 'Algemeen' worden getoond.

Algemeen

• Zoeknaam. De zoeknaam wordt automatisch gevuld met de bedrijfsnaam na het opslaan van de relatieheader. Deze naam kun je nadien aanpassen. Nadat je de header hebt opgeslagen, wordt de zoeknaam in hoofdletters weergegeven.
• ID. Uniek id dat je zelf in kunt geven.
• Agent. Selecteer een agent uit de procestabel Agenten .
• Relatie soorten. Selecteer een relatiesoort uit de procestabel Relatie soorten .
• Fax. Geef het algemene faxnummer in.
• Moederrelatie. Selecteer een moederrelatie uit de aanwezige relaties in MKG.
• Memo. Tekstveld.

Afbeelding

Hier kun je een afbeelding plaatsen van de relatie. Door met je muis boven het vlak te hangen verschijnt een mapje , zodat je vanaf je eigen pc een bestand kunt uploaden. Het verwijderen van de afbeelding gaat op dezelfde manier via de prullenbak.

Vrije velden

Je hebt 5 vrije velden, memovelden en datumvelden tot je beschikking.

Tabblad Adressen

Het aantal aanwezige adressen van deze relatie staat weergegeven in het label van het tabblad 'Adressen'. Dit tabblad bevat geen modulespecifieke, maar alleen algemene knoppen.

Door op Adres te klikken maak je een adresregel aan:

Met een dubbelklik vóór de regel open je het adresonderhoud:

Algemeen

• Volgorde. Geef het volgordenummer in, waarin het adres in de lijstweergave terecht moet komen.
• Straat. Geef de straatnaam in. In het geval van een postadres is dit doorgaans "Postbus".
• Straat 2. Hier heb je de mogelijkheid om een tweede naam in te geven.
• Huisnummer. Geef het huisnummer in.
• Toevoeging. Geef de toevoeging op het huisnummer in.
• Postcode. Geef de postcode in. Standaard wordt de postcode met hoofdletters weergegeven. Dit is aan te passen in de administratie-instellingen.
• Plaats. Geef de plaatsnaam in. Nadat je dit adres hebt opgeslagen, wordt de plaatsnaam in hoofdletters weergegeven. Dit is aan te passen in de administratie-instellingen.
• Plaats 2. Hier heb je de mogelijkheid om een tweede naam in te geven.
• Land. Selecteer het land uit de tabel Landcode .

Overig

• Actief. Vinkbox om aan te geven of het adres actief of niet actief is. Standaard is dit vakje aangevinkt. Een niet-actief adres wordt niet getoond in zoekresultaten.
• Primair. Vinkbox om aan te geven dat dit adres het primaire adres is.
• Eigen telefoon. Vinkbox om aan te geven dat dit adres een eigen telefoonnummer heeft. Indien aangevinkt, wordt het invoerveld beschikbaar.
• Eigen fax. Vinkbox om aan te geven dat dit adres een eigen faxnummer heeft. Indien aangevinkt, wordt het invoerveld beschikbaar.
• Transport dagen. Geef het aantal transportdagen voor dit adres in.
• Memo. Tekstveld.

Hoe voeg je adressen toe aan een relatie?

Standaard adres

Acht vinkboxen - vier verkoopgerelateerde en vier inkoopgerelateerde - om aan te geven voor welk procesdocument het geselecteerde adres het standaard adres is: verkoopofferte, verkooporder opdrachtbevestiging, verkooppakbon, verkoopfactuur, offerteaanvraag, inkooporder bestelopdracht, retouren en inkoopfactuur.

Hoe richt je de standaard adressen in?

Tabblad Contactpersonen

Het aantal aanwezige contactpersonen van deze relatie staat weergegeven in het label van het tabblad 'Contactpersonen'. Dit tabblad bevat naast de algemene knoppen de volgende modulespecifieke knop:

•     Anonimiseer contactpersoon. Hiermee maak je alle persoonsgegevens in actuele en historische orders onherkenbaar. Je krijgt een pop-up met de vraag of je zeker weet dat je de gegevens van deze contactpersoon wilt anonimiseren. Let op! Deze actie is onomkeerbaar.

Door op Contactpersoon te klikken maak je een regel aan:

Met een dubbelklik vóór de regel open je het contactpersoononderhoud:

Contactpersoon

• Volgorde. Geef het volgordenummer in, waarin de contactpersoon in de lijstweergave terecht moet komen.
• Voorletters. Geef de initialen van de contactpersoon in.
• Voornaam. Geef de voornaam van de contactpersoon in.
• Tussenvoegsel. Geef eventueel een tussenvoegsel van de contactpersoon in.
• Achternaam. Geef de achternaam van de contactpersoon in.

Afdelingen. Behandel ook een afdeling als een contactpersoon. Maak bijvoorbeeld een contactpersoon aan voor de afdeling Expeditie, de afdeling Financiële administratie of de afdeling Inkoop.

Algemeen

• Actief. Vinkbox om aan te geven of deze contactpersoon actief is of niet.
• Naam 2. Hier heb je de mogelijkheid om een tweede naam in te geven.
• Geslacht. Selectieveld om aan te geven of deze contactpersoon 'Man', 'Vrouw' of 'Onbekend' is.
• Titulatuur. Selecteer de titel uit de tabel Contactpersoon titulatuur .
• Functie. Selecteer de functie uit de tabel Functies .
• Taal. Selecteer de taal uit de tabel Taalcode .
• Aanhef brief. Invoerveld voor een standaardtekst voor de aanhef in een brief of e-mail.
• Aanhef adres. Invoerveld voor een standaardtekst voor de aanhef in een adresveld.
• Memo. Tekstveld.

Contact

• Eigen telefoon. Vinkbox om aan te geven of je een doorkiesnummer wilt ingeven. Indien aangevinkt, wordt het invoerveld beschikbaar.
• Eigen fax. Vinkbox om aan te geven of je een faxnummer wilt ingeven. Indien aangevinkt, wordt het invoerveld beschikbaar.
• Eigen e-mail. Vinkbox om aan te geven of je een eigen e-mailadres wilt ingeven. Indien aangevinkt, wordt het invoerveld beschikbaar.
• Prive. Invoerveld voor een privételefoonnummer.
• Mobiele telefoon. Invoerveld voor een mobiel telefoonnummer.

Hoe voeg je contactpersonen toe aan een relatie?

Standaard contactpersoon

Acht vinkboxen - vier verkoopgerelateerde en vier inkoopgerelateerde - om aan te geven voor welk procesdocument de geselecteerde contactpersoon de standaard contactpersoon is: verkoopofferte, verkooporder opdrachtbevestiging, verkooppakbon, verkoopfactuur, offerteaanvraag, inkooporder bestelopdracht, retouren en inkoopfactuur.

Hoe richt je de standaard contactpersonen in?

Vrije velden

Je hebt 5 vrije velden, memovelden en datumvelden tot je beschikking.

Tabblad Inkoop

In het label van het tabblad 'Inkoop' staat aangegeven of deze relatie al dan niet een crediteur is. Het tabblad bevat de groep 'Crediteuren', waar je een crediteur kunt aanmaken. De groep bevat geen modulespecifieke, maar alleen algemene knoppen. Door de groep open te klappen en op Crediteur te klikken maak je een crediteur aan. MKG zal automatisch de tabel Crediteuren openen.

Tabblad Verkoop

In het label van het tabblad 'Verkoop' staat aangegeven of deze relatie al dan niet een debiteur is. Het tabblad bevat de groepen 'Debiteuren', waar je een debiteur kunt aanmaken, en 'Verkoopoffertes', waar je een verkoopofferte kunt aanmaken. De groepen bevatten geen modulespecifieke, maar alleen algemene knoppen. Door de groep 'Debiteuren' open te klappen en op Debiteur te klikken maak je een debiteur aan. MKG zal automatisch de tabel Debiteuren openen.

Hoe maak je van een relatie een debiteur?

Tabblad Meldingen

In het label van het tabblad staat aangegeven hoeveel meldingen er aan deze relatie zijn gekoppeld. Het tabblad bevat de lijst met meldingen. Het tabblad bevat geen modulespecifieke, maar alleen algemene knoppen. In het Detail-scherm onder de lijst zie je de 'Antwoorden'. Meldingen beheer je in de module Meldingen.

Tabblad Activiteiten

Het tabblad 'Activiteiten' bevat de activiteiten die aan deze relatie zijn gekoppeld. De activiteiten beheer je in de module Activiteiten . Het tabblad bevat naast de algemene knoppen de volgende modulespecifieke knoppen:

•     Markeer als afgerond. Markeer een activiteit als afgerond.
•     Inclusief onderliggende processen. Toon de onderliggende processen.

Tabblad Documenten

In het label van het tabblad staat aangegeven of deze relatie al dan niet een debiteur is. Het tabblad bevat de groep 'Debiteuren', waar je een debiteur kunt aanmaken. Daaronder bevindt zich de groep 'Verkoopoffertes'.

•     Nieuw. Open het scherm 'Document onderhoud':

• Bestand. Zoek een document op je pc of netwerk.
• Toevoeg opties. Drie beschikbare opties voor het document: kopiëren, verplaatsen of als snelkoppeling opnemen.
• Omschrijving. Invoerveld voor een zelf te kiezen omschrijving.
• Categorieen. Selecteer een documentcategorie uit de tabel Document categorie .
• Beheeroptie. Drie mogelijkheden: 'Document niet meenemen', 'Koppeling maken naar document' en 'Document kopiëren'.
• Verwijzingen. Mogelijkheid om diverse verwijzingen in te richten.
•     Wijzig. Bewerk een bestaand document.
•     Verwijder. Verwijder een document.
•     Opslaan. Sla de ingegeven wijzigingen op.
•     Annuleren. Annuleer de regel zonder op te slaan. Niet-opgeslagen regels worden verwijderd.
•     Opnemen. Maak een nieuwe melding aan.
•     Openen. Open een bestaand document.
•     Afdrukken. Print een document.
•     Email. Verstuur een document via e-mail.
• Categorieen. Selecteer een documentcategorie uit de tabel Document categorie .
•     Inclusief onderliggende processen. Toon de onderliggende processen.
•     Opties. Opent het scherm 'Documenten opties', waarmee je instelt welke documenten je mee wilt nemen bij een procesovergang:

• Verkoopofferte naar verkooporder.
• Verkoopofferteregel naar verkooporderregel.
• Verkooporderregel naar productiehalffabricaat.
• Pauze bij printen. Hiermee stel je een vertraging in die toegepast wordt na het versturen van een printopdracht van een document.

Rapportage

• Relatiekaart (8000)

Gerelateerd

•     Administratie-instellingen Relaties