Hoe synchroniseer je gegevens met de regels?
Rechtstreeks naar beknopt stappenplan
Wanneer zijn gegevens te synchroniseren?
Bepaalde velden kunnen voorkomen in zowel de header als op de regels van een module. Als je een wijziging aanbrengt in de header, maar niet in de regels (of andersom), komen de gegevens in de velden dus niet meer met elkaar overeen. En als een veld in de header leeg is, maar op de regels wel is gevuld, is er ook een verschil. In de menubalk van de header verschijnt dan de procesmelding “Synchroniseren van gegevens met de regels is gewenst”.
Het synchroniseren van gegevens is nooit een verplichte actie, dus het icoontje dat de melding aanduidt is geel 
- Onze referentie (alleen bij inkooporders)
- Uw referentie
- Uw ordernummer
- Gewenste leverdatum
- Leverdatum
- Bevestigde leverdatum (alleen bij inkooporders)
- Transportdatum (alleen in MKG5)
|
Veldkiezer |
Wat gebeurt er als je gegevens synchroniseert?
Wanneer je de gegevens in een van de bovenstaande velden synchroniseert, zorg je ervoor dat het veld in kwestie op headerniveau en op regelniveau dezelfde inhoud krijgt. Je kunt één veld synchroniseren of meerdere tegelijk.
Hierbij geldt altijd dat de gegevens van de header naar de regel worden overgenomen. Dus we volgens als het ware de hiërarchie in de module, van boven naar onder, waarbij de gegevens in de header leidend zijn.
Hoe synchroniseer je de gegevens?
Stap 1: Herken de procesmelding
Wanneer een veld op headerniveau en op regelniveau verschillende gegevens bevatten, verschijnt automatisch in de menubalk van de header een geel procesmeldingsicoontje
Stap 2: Open de procesmelding
Klik op het icoontje om alle openstaande procesmeldingen te zien. Je ziet dan de tekst “Synchroniseren van gegevens met de regels is gewenst”. Plaats je muis op deze tekst en klik op ‘Synchroniseer de gegevens’. Er verschijnt een pop-up.
Stap 3: Synchroniseer de gewenste velden
In de pop-up zie je alle velden die je kunt synchroniseren. Vink alle velden aan waarvan je de gegevens in de header wilt doortrekken naar de regels. Velden die je niet aanvinkt, behouden de oorspronkelijke gegevens. Klik daarna op OK. De gegevens worden nu gesynchroniseerd.
Als je alle velden met afwijkende gegevens synchroniseert, verdwijnt de procesmelding. Als je bepaalde velden niet synchroniseert, blijft de procesmelding zichtbaar. Dit is niet erg: je kunt de offerte/order gewoon verwerken.
Ter illustratie hebben we hieronder een voorbeeld uitgewerkt. Klik op het driehoekje voor het woord ‘Voorbeeld’ om de tekst uit te vouwen.
Voorbeeld
We lichten een voorbeeldsituatie in de module Verkooporders toe.
Stel, er is vorige week een verkoopofferte gemaakt in MKG, waarin het veld Uw referentie is gevuld met de referentie ‘1234’.
Deze verkoopofferte is nu akkoord en wordt daarom doorgezet naar een verkooporder in MKG. Bij het doorzetten naar de verkooporder wordt de referentie aangepast naar het ordernummer van de klant, ‘4321’. In de nieuwe verkooporder staat bij Uw referentie in de header nu het ordernummer ‘4321’. Maar op de regels staat nog het oude referentienummer van de offerte, ‘1234’.
De verkooporder heeft bovendien meerdere verkooporderregels die allemaal een andere leverdatum hebben. Daarom is het veld Leverdatum in de header leeg (want er is niet één overkoepelende leverdatum). Op de regels zijn de verschillende leverdatums wel aanwezig.
Dit betekent dat de velden Uw referentie en Leverdatum verschillende gegevens bevatten op header- en regelniveau. In de verkooporder verschijnt daarom de optie om deze gegevens synchroniseren. Je wilt graag dat de referentie overal hetzelfde is, maar de leeggelaten leverdatum is een bewuste keuze. Door de procesmelding te openen en in de pop-up alleen het veld Uw referentie te selecteren, wordt dit veld op zowel headerniveau als regelniveau gevuld met ‘4321’.
Nadat je op OK hebt geklikt, blijft de procesmelding aanwezig, omdat er nog steeds afwijkende gegevens zijn. Hier hoef je niets mee te doen. Je kunt verder met het verwerken van de order.
Beknopt stappenplan 'Gegevens synchroniseren'
| 1 | Open de module Verkoopoffertes, Verkooporders of Inkooporders en open een offerte/order. |
| 2 | Kijk in de menubalk van de header of er een procesmelding is. |
| 3 | Klik op het icoontje , plaats je muis op “Synchroniseren van gegevens met de regels is gewenst” en klik op de optie ‘Synchroniseer de gegevens’ |
| 4 | Vink de velden aan die je wilt synchroniseren. |
| 5 | Klik op OK. |
|
Kenniscentrum | Gerelateerd: |
- Published:2 apr 2021 08:59
- TypeHandleidingen
- Category
- Product
- AvailabilityOpenbaar