Hoe beheer je documentcategorieën?

Als je in MKG veel verschillende soorten documenten koppelt en opslaan, kan het handig zijn om een aantal documentcategorieën aan te maken. Zo kunnen verschillende typen documenten (zoals e-mails, tekeningen, certificaten en andere bijlagen) eenvoudig en overzichtelijk worden gebundeld binnen een categorie. Het is ook mogelijk om een document in meerdere documentcategorieën te zetten, dus je laat de indeling gemakkelijk helemaal aansluiten op jouw behoeften.

Een documentcategorie maken

Open de module Documentcategorieën en klik in de knoppenbalk op Nieuw 

• Volgorde: Bepaal met dit veld of deze categorie bovenaan of onderaan de lijst van alle categorieën wordt getoond als je een document wilt koppelen.
• Categorie: Dit is het nummer van de categorie waaraan de categorie zal worden herkend. Vul in dit verplichte veld altijd een uniek nummer in. Het is niet mogelijk om dubbele nummers te gebruiken, omdat een categorie niet dubbel voor kan komen.
• Omschrijving: Kies een korte omschrijving voor de categorie. Hier kun je de categorie een naam geven, zodat je gemakkelijk ziet wat de categorie inhoudt.
• Memo: Dit tekstveld kun je gebruiken om extra informatie op te geven als aanvulling op de omschrijving.
• Categorie bij mail: Als je dit vakje aanvinkt, kun je gekoppelde documenten uit deze categorie eenvoudig als e-mailbijlage versturen. Let wel op: Om daadwerkelijk documenten uit een categorie als bijlage in een mail mee te sturen,  moeten de mailinstellingen van het betreffende proces altijd nog worden aangepast.
• Actief op Shop Floor: Als je dit vakje aanvinkt, worden de documenten uit deze categorie ook zichtbaar voor de medewerkers in de werkplaats als zij beschikking hebben over MKG Shop Floor.

Als je alle velden hebt gevuld, klik je in de knoppenbalk op Opslaan 

Documentcategorieën beheren

Het is altijd mogelijk om documentcategorieën te bewerken of te verwijderen. Ook dit kan rechtstreeks in de lijstweergave of via het detailscherm. Zo zorg je er eenvoudig voor dat je categorieën bij je behoeften passen.

• Bewerken: Als je een bepaald veld wilt aanpassen, kun je dat veld gewoon in de lijst selecteren en de nieuwe informatie erin zetten. Hetzelfde geldt voor het aan- of uitvinken van de velden met selectievakjes. 
• Dupliceren: Met de knoppen in de menubalk kun je daarnaast een bestaande categorie kopiëren 
  . Je hoeft dan niet alle velden in te vullen zoals bij een nieuwe categorie en past alleen de nodige velden aan.
• Verwijderen: Natuurlijk is het ook mogelijk om een categorie te verwijderen. Selecteer hiervoor de regel die je wilt verwijderen en klik bovenaan in de knoppenbalk op Verwijder 
  .

Als je klaar bent met bewerken, dupliceren of verwijderen, klik je op Opslaan