Hoe stel je de lay-out van de offerteaanvraag in?

 

---

 

Nadat je de procesnummering van de offerteaanvraag hebt gecontroleerd en eventueel hebt aangepast en de rapportdefinitie van de offerteaanvraag hebt ingesteld, stel je nu de lay-out van de offerteaanvraag in. Via het stappenplan hieronder doe je dat snel en eenvoudig.

 

 

Stap 1: Ga naar de lay-outs

 

Open de module Offerteaanvraag lay-outs. Je krijgt een lijst te zien met alle aanwezige lay-outs. 

 

Controleer welke lay-out in gebruik is Het is handig om eerst te controleren welke offerteaanvraaglay-out precies in gebruik is in jouw omgeving. Klap de instructies hieronder open om te zien hoe je dat doet. Offertelay-out controleren Open de module Crediteuren en klik op Uitgebreid zoeken Gebruik de Veldkiezer om het veld Inkoop layoutgroep toe te voegen. Klik op Vernieuw  om te zien welke inkooplay-outgroep in gebruik is. Open daarna de module Inkoop lay-outgroepen en selecteer de gevonden lay-outgroep (het nummer). In het veld van de offerteaanvraag is weer een nummer zichtbaar dat verwijst naar de offerteaanvraaglay-out. Deze lay-out moet dus worden aangepast.

 

 

Stap 2: Pas de doelstructuur aan

 

Klik op de betreffende offerteaanvraaglay-out. De gewenste gegevens van de lay-out kun je rechtstreeks in de lijst invoeren, maar we raden aan om het detailscherm te gebruiken. Standaard staat het detailscherm in beeld, maar als dat niet het geval is, kun je het scherm zelf toevoegen. Klap de instructies hieronder uit om te zien hoe je dat doet.

 

Zo voeg je het detailscherm toe

1. Klik met je rechtermuisknop ergens in je scherm.
2. Kies 'Lijst instellingen' en dan 'Detail'.
3. Selecteer de optie die jij fijn vindt werken. Doorgaans wordt ‘Onder’ gebruikt om het detailscherm onderaan het scherm weer te laten geven

 

Klik vervolgens achter Doel structuur op Export (PDF) 

om de het pop-upscherm ‘Rapportage export’ te openen. Kies voor de volgende invulling:

• Doel: Export
• Export doel: E-mail
• Formaat: Acrobat Format (PDF)
• Bestand: Offerteaanvraag [iofa_num]

 

 

Stap 3: Vul de details van de e-mail in

 

Vul de volgende velden in voor de inhoud van de mail:

• E-mailadres: [rela_num.t_cprs_ink_offerte.cprs_email]
  Dit veld verwijst naar contactpersoon waarbij in de relatie de kolom Offerte inkoop is aangevinkt. Is dit vinkje niet toegekend aan een contactpersoon, dan blijft het veld van het mailadres leeg. Je kunt het e-mailadres dan voor het versturen van de e-mail handmatig invullen.
• Onderwerp: Offerteaanvraag [iofa_num]
  Voeg eventueel nog de naam van de leverancier toe aan de onderwerpsregel door volgende toevoeging: ‘_[cred_num.cred_naam]’.
• Inhoud: Typ hier je e-mailtekst
  Typ hier het volledige bericht dat je in de e-mail wilt zetten. We raden aan om de e-mailhandtekening gewoon in Outlook in te stellen. Dan hoef je deze in MKG namelijk niet in de inhoud van het bericht te zetten.
  
  Voorbeeld

  Beste,
  
  Hierbij ontvangt u onze offerteaanvraag [iofa_num]. 
  Graag zo snel mogelijk prijs en leverdatum bevestigen.
  Voor vragen kunt u contact met ons opnemen.

• E-mail actie: Kies ‘Open bericht’

De overige velden zijn optioneel. Je kunt ze naar eigen inzicht invullen, maar dit is dus niet verplicht. Ben je bijvoorbeeld in meerdere landen/talen actief? Dan kun het veld Voorwaarde gebruiken om voor elke taal een eigen e-mail instellen. Ga onderaan de pop-up naar het veld Voorwaarde, kies Taal als veld en gebruik de voorwaarde ‘Gelijk aan’. Typ daarna de taalcode in het veld daarachter. Maak daarna een nieuwe export 

voor de andere talen.

Klik op OK als je alle gegevens naar wens hebt ingevuld.

 

 

Stap 4: Sla de lay-out op

 

Klik op Opslaan 

om de lay-out te bewaren. De offerteaanvraag is nu ingesteld en je bent klaar om inkoopofferteaanvragen te versturen per mail.

 

 

---

Video | De doelstructuur van de offerteaanvraag instellen Duur: 2:52 Geluid: nee Video opent in nieuw venster

---

 

 

Kenniscentrum | Gerelateerd: Hoe stel je de procesnummering van de offerteaanvraag in? Hoe stel je de rapportdefinitie van de offerteaanvraag in? Hoe vraag je een offerte aan vanuit een productieorder?