Hoe vul je een kalender dienstrooster in?

In de module Kalender dienstrooster koppel je een bepaald rooster aan de juiste medewerker. Daarnaast bepaal je een ingangsdatum. Het is belangrijk dat de gekozen ingangsdatum op of voor de datum van de eerste urenregistratie ligt. Als je namelijk een ingangsdatum in de toekomst kiest, is het niet mogelijk om uren te boeken per 'vandaag' of in het verleden.

Een kalender dienstrooster aanmaken

Open de module en klik in de knoppenbalk op Nieuw 

• Medewerker: Selecteer de naam van de medewerker uit de lijst.
• Van: Kies de ingangsdatum van het dienstrooster. Vóór deze datum kunnen dus geen uren worden geboekt.
• Dienstrooster: Kies een bestaand dienstrooster uit de lijst. Staat het gewenste dienstrooster er niet tussen? Dan lees je hier hoe je een nieuw dienstrooster aanmaakt.
• Beginnen met: Kies de dag van de week die overeenkomt met de gekozen ingangsdatum. Als je ingangsdatum bijvoorbeeld 1 juli 2025 is, en die dag valt op een dinsdag, dan selecteer je hier ‘Dinsdag’.

Klik op Opslaan 

Als een medewerker aan 1 rooster is gekoppeld, dan is dit rooster standaard actief, afhankelijk van de gekozen ingangsdatum. Een rooster wordt vanzelf als historisch gekenmerkt als voor dezelfde medewerker een nieuw rooster ingaat. Dit nieuwe rooster krijgt dan het vinkje 'Actief', rekening houdend met de ingangsdatum.

Een afwijkend dagrooster maken 

Als vóór de eerste urenregistratie van een bepaalde dag bekend is dat de medewerker gaat afwijken van het reguliere kalender dienstrooster, kun je dit registreren op het tabblad 'Afwijkende dagroosters'.

Dit komt bijvoorbeeld van pas als 2 collega’s afspreken om hun ploeg eenmalig te ruilen. Deze wijziging is vooraf bekend, en kan daarom in een afwijkend dagrooster worden geregistreerd. Vinden er gedurende een dag nog afwijkingen plaats, bijvoorbeeld wanneer een medewerker eerder weg moet, dan kun je alleen via de urenregistratie nog handmatig het dagrooster wijzigen voordat de uren voorlopig worden verwerkt.

Bij het invullen van een afwijkend dagrooster heb je de onderstaande velden nodig. Zie je die nog niet in de lijst, dan kun je ze toevoegen met de Veldkiezer. Hier lees je meer over de Veldkiezer.  

Check de volgende velden en vul waar nodig gegevens in:

• Medewerker: De medewerker selecteer je vooraf links op je scherm. Dit veld is daarom vooraf ingevuld en niet bewerkbaar.
• Dienstdatum: Bepaal op welke dag de afwijking van toepassing is.
• Dagrooster: Vul hier het nieuwe dagrooster in dat voor deze afwijking geldig is.
• Omschrijving: Voer hier eventueel extra toelichting in.