Hoe werkt de MKG Peppol-oplossing?

De Peppol-oplossing van MKG

Met de Peppol-oplossing van MKG wordt er een UBL 2.1-bestand aangeboden. Dit UBL-bestand is een XML-bestand dat kan worden verstuurd per e-mail en kan worden ingelezen in het Peppol-netwerk. Om berichten te sturen via het Peppol-netwerk, is een Peppol Access Point nodig. MKG heeft 3 serviceproviders waarmee wij een partnerovereenkomst hebben: Supplydrive, Payt en Elvy. Die partners functioneren als Peppol Access Point. Daarnaast heb je als klant de optie om zelf een Peppol Access Point uit te zoeken om de bestanden naar te versturen. 

De MKG Peppol-oplossing inrichten

Aansluiten op Peppol gebeurt via je gekozen serviceprovider. Je kunt kiezen voor een provider waarmee wij een partnerovereenkomst hebben of voor een andere provider. 

Optie 1: Inrichten via een van onze partners

Ons advies is om met een van onze partners te werken, omdat zij precies weten hoe ze de inrichting kunnen laten aansluiten bij de processen en technieken van MKG. Wil je meer weten over de stappen die worden doorlopen in samenwerking met de partner? Dan kun je het onderstaande stappenplan van optie 2 lezen ter illustratie.

Optie 2: Inrichten via een andere serviceprovider

Ga je met een andere serviceprovider werken, dan is het aan die partij om je verder te begeleiden. Er zijn dan enkele stappen die je zelf moet doorlopen in MKG:

Stap 1: Laat je bedrijf aansluiten op Peppol

Neem contact op met je gekozen serviceprovider. Deze provider sluit je bedrijf aan op Peppol. Op de website van Peppol lees je meer informatie over het aansluiten. Wanneer je geregistreerd bent bij het Peppol-netwerk, krijg je een Peppol ID. Dit unieke nummer wordt aan je bedrijf gekoppeld en in het Peppol-register genoteerd. Hier kun je het Peppol-register inzien.

Stap 2: Zet je Peppol ID in MKG

In MKG hebben we je Peppol ID nodig om ervoor te zorgen dat alle bestanden bij de juiste bedrijven binnenkomen. Daarom moet je je Peppol ID registreren in de module Administraties. Kies de administratie waarvoor je Peppol wilt inrichten en ga naar het tabblad 'Koppelingsgegevens'. Daar vind je het veld Peppol ID. Vul daar het volledige nummer in, bijvoorbeeld '0106:12345678'. Zo weet het Peppol-netwerk vanuit welke gebruiker een bestand wordt verzonden.

Stap 3: Voeg Peppol ID's van debiteuren en crediteuren toe

Om bestanden te kunnen versturen naar je relaties, moet zowel je eigen Peppol ID als de Peppol ID van de betreffende debiteur/crediteur zijn ingevuld. In de modules Debiteuren en Crediteuren vind je ook het tabblad 'Koppelingsgevens' met daarop het veld Peppol ID. Hier kun je de Peppol ID van de debiteur of crediteur invullen. Mocht je hun ID niet weten, dan kun je deze opzoeken in het Peppol-register.

Stap 4: Leg de daadwerkelijke koppeling aan 

Wanneer de Peppol ID's zijn vastgelegd, moet de daadwerkelijke koppeling met Peppol worden gemaakt. Hiervoor dient je serviceprovider aan te geven hoe de factuurgegevens vanuit MKG moeten worden aangeleverd. De inrichting van de doelinstellingen van de factuur zal vervolgens door een medewerker van MKG worden gedaan. Hiervoor kun je contact opnemen met de MKG Helpdesk.

Waarom gebruiken we Peppol?

De Peppol-infrastructuur is ontwikkeld op initiatief van de Europese Commissie en voldoet aan de eis van de overheid om facturen te verzenden via e-facturatie. Deze internationale standaard wordt in steeds meer landen verplicht en heeft verschillende voordelen, waaronder:

• Veiliger (digitaal) zakendoen: Peppol is een beveiligd netwerk dat berichten uitwisselt via een betrouwbare infrastructuur en een doordacht afsprakenstelsel. De identiteit van de verzender en ontvanger van een factuur worden bijvoorbeeld vooraf gecontroleerd, zodat spookfacturen geen kans krijgen. En omdat de echtheid van gegevens wordt gemonitord, is de kans op fraude veel kleiner.
• Gemakkelijker internationaal factureren: Peppol is een internationale standaard, dus je kunt wereldwijd zakendoen met alle organisaties die aangesloten zijn op het Peppol-netwerk.
• Snellere betalingen: Binnen 10 minuten staat je factuur in het systeem van je klant. Een snelle verwerking zorgt voor een grotere kans dat je factuur ook snel wordt uitbetaald.
• Lagere foutgevoeligheid: Via Peppol worden facturen snel en veilig ingelezen, waardoor je niets hoeft over te typen. Dit verkleint de kans op fouten. Facturen worden bovendien direct in de administratie van verzender en ontvanger verwerkt, zodat ze niet kunnen ‘verdwalen’.

Van alle voordelen staat veiligheid voorop. Daarom wordt er op internationaal en nationaal niveau toegezien op het Peppol-afsprakenstelsel. Het internationale beheer van Peppol gaat via de non-profitorganisatie OpenPeppol, gevestigd in Brussel. Daarnaast bestaan er in elk Europees land nationale Peppolautoriteiten. In Nederland is dat de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa), in België is dat de FOD BOSA en in Duitsland is dat KoSIT. Zo wordt de werking van deze standaard gewaarborgd.

Via de Peppol-website, de website van de Nederlandse Peppolautoriteit en de website van FOD BOSA vind je meer informatie over Peppol. En natuurlijk helpen we je hier bij MKG ook graag als je vragen hebt.