Hoe vul je een nieuw dagrooster in?

 

---

 

Rechtstreeks naar beknopt stappenplan

 

Dagroosters zijn een onderdeel van je dienstroosters. In het dagrooster wordt namelijk de werktijd per werkdag vastgesteld. Dit betekent dat er voor elke werkdag een eigen dagrooster wordt gemaakt. Er kunnen ook verschillende dagroosters worden gemaakt als medewerkers andere werkdagen en/of -tijden hebben. Alle dagroosters komen samen in het dienstrooster, waarin de hele werkweek is vastgelegd.

 

Stap 1: Maak het dagrooster aan

Open de module Dagroosters en klik op Nieuw 

om een nieuw dagrooster aan te maken. In de header vul je de volgende velden in:

• Dagrooster: Elk dagrooster heeft een unieke nummering nodig. Vul in dit verplichte veld daarom een nummer in waaraan het dagrooster kan worden herkend.
• Omschrijving: Geef hier inhoudelijke informatie over het rooster uit. Geef bijvoorbeeld aan voor welke dag van de week dit rooster bedoeld is en/of hoeveel werkuren het bevat, zoals 'Dagrooster 07:30–16:30 [8u]' of 'Dagrooster zaterdag'.
• Actief: Dit veld geeft aan of een dagrooster in gebruik is. Alleen actieve dagroosters kunnen worden toegepast in een dienstrooster. Wanneer je een rooster aanmaakt, wordt deze automatisch als ‘actief’ gemarkeerd.

 

Wil je een eerder aangemaakt rooster op non-actief zetten? Dat kan door het veld Actief uit te vinken. Je kunt het dagrooster dan niet meer koppelen aan een nieuw dienstrooster. Als het dagrooster al in een bestaand dienstrooster staat, moet je nog wel een vervangend, actief dagrooster aan dat dienstrooster koppelen. Controleer daarom altijd het tabblad 'Gebruik' en koppel de dienstroosters die daar worden genoemd aan een ander dagrooster om foutmeldingen te voorkomen.

 

 

De overige velden in de header worden automatisch gevuld op basis van wat je in de roostervelden invult. Deze berekeningen gaan als volgt:

• Aanwezig totaal: De tijd van Aanwezig van tot de tijd van Aanwezig tot plus alle pauzes bij elkaar opgeteld.
• Pauzes: Alle pauzetijden bij elkaar opgeteld.
• Totaal: De totale werktijd van Aanwezig van tot Aanwezig tot.
• Minimaal aanwezig: De totale tijd (dus Aanwezig totaal) minus de pauzetijd. Dit veld kan handmatig worden aangepast als dat wenselijk is.

 

Stap 2: Vul de dagindeling in

Ga naar het tabblad 'Algemeen' en vul de velden in de sectie 'Dagindeling' in:

 

Veld	Wat in te vullen
Dag van	Het beginpunt van de dag. Meestal is dit gewoon '00:00', maar je kunt dit veld anders invullen om eventuele ploegen en omslagpunten aan te geven.
Aanwezig van	De tijd waarop de medewerker aanwezig moet zijn, bijvoorbeeld '07:30'.
Aanwezig tot	De tijd tot wanneer de medewerker aanwezig moet zijn, bijvoorbeeld '16:30'.
Dag tot	Het eindpunt van de dag. Meestal is dit '24:00', maar je kunt dit veld anders invullen om eventuele ploegen en omslagpunten aan te geven.
Vroeg van	De tijd vanaf wanneer de medewerker kan inklokken. Als je hier bijvoorbeeld een halfuur eerder invult dan het tijdstip bij Aanwezig van (zoals '07:00'), heb je een aanwezigheidsbuffer van 30 minuten waarin de medewerker gewoon kan inklokken als die wat eerder aankomt. Als je aanwezigheidsbuffers corrigeert, geldt inklokken in deze periode niet als overtijd.
Vroeg tot	Dezelfde tijd als bij Aanwezig van. Vanaf dat moment is de medewerker namelijk niet meer vroeger dan gepland.
Laat van	Dezelfde tijd als bij Aanwezig tot. Vóór dat moment is de medewerker namelijk nog niet later dan gepland aanwezig.
Laat tot	De tijd tot wanneer de medewerker kan uitklokken. Als je hier bijvoorbeeld een halfuur later invult dan het tijdstip bij Aanwezig tot (zoals '17:00'), heb je een aanwezigheidsbuffer van 30 minuten waarin de medewerker gewoon kan uitklokken als die wat later doorwerkt. Als je aanwezigheidsbuffers corrigeert, geldt uitklokken in deze periode niet als overtijd.
Werktijdverschuiving	Werktijdverschuiving maakt een flexibele starttijd mogelijk voor medewerkers. Als dit vinkje aanstaat, controleert het systeem dat de tijd ingevuld bij Minimaal aanwezig wordt gerealiseerd, ook als in- of uitkloktijden buiten de opgegeven dagindeling vallen. Als een medewerker bijvoorbeeld eerder dan de tijd bij Aanwezig van inklokt, begint de werktijd al en kan de medewerker ook eerder dan het tijdstip bij Aanwezig tot naar huis. Er blijft wel een controle bestaan op te vroeg uitklokken als de medewerker niet de minimale tijd aanwezig is geweest. Om met werktijdverschuiving te werken, dient deze instelling op 3 plekken in MKG te worden geactiveerd: in het dagrooster, bij de medewerker en in de administratie-instellingen. Klik hier voor uitleg over het activeren In Dagroosters: Kies het betreffende dagrooster en vink Werktijdverschuiving aan. In Medewerkers: Kies de betreffende medewerker, ga naar het tabblad 'Urenbeheer' en en vink onder 'Algemeen' het vakje Werktijdverschuiving aan. In Administratie-instellingen: Heb je MKG5, ga dan naar ‘Urenregistratie’ » ‘Shop Floor’ » ‘In-/uitklokken’. Heb je MKG3, ga dan naar ‘Shopfloor’ » ‘In-/uitklokken’. Vink Werktijdverschuiving actief aan.
Aanwezigheids buffers corrigeren	De tijd tussen Vroeg van en Aanwezig van wordt gezien als aanwezigheidsbuffer. Dit geldt ook voor het einde van een werkdag (de tijd tussen Aanwezig tot en Laat tot). Als dit vinkje aanstaat en een medewerker binnen de aanwezigheidsbuffer eerder/later aanwezig is, wordt deze tijd niet als werktijd geregistreerd. De starttijd (of eindtijd) wordt door MKG automatisch aangepast naar de tijd in Aanwezig van (of Aanwezig tot, respectievelijk). Als er geen buffertijd is ingesteld, als Aanwezigheids buffers corrigeren is uitgevinkt, of als er buiten de buffertijden wordt geklokt door de medewerker, start automatisch het overwerk. Tijdens het voorlopig verwerken van de uren (via de actielijst) wordt de berekening van de uren gemaakt. De originele in- en uitkloktijden blijven bewaard in de oorspronkelijke urenregistratie. Klik hier voor een voorbeeld Stel: Een bepaalde medewerker werkt normaal van 07:30 tot 16:30 uur. Bij Vroeg tot heb je '07:15' ingevuld en bij Laat tot '16:45'. Aanwezigheids buffers corrigeren staat aan. Vandaag klokt deze medewerker in om 07:20 uur. De starttijd wordt dan automatisch aangepast naar 07:30 uur. Aan het einde van de werkdag klokt de medewerker uit om 16:35 uur. Deze tijd wordt gecorrigeerd naar 16:30 uur. Er is hierdoor geen sprake van overwerk.
Pauzes	De tijden waarop medewerkers standaard pauze hebben. Hiermee geef je periodes aan die geen werktijden zijn, maar waarin werknemers wel aanwezig zijn.

 

 

Let op! Staat in het dagrooster zowel Werktijdverschuiving als Aanwezigheids buffer corrigeren aan, dan is de registratie van de uren alleen op basis van werktijdverschuiving, ongeacht de buffer. Werktijdverschuiving krijgt dus voorrang.

 

 

Stap 3: Bepaal welke overwerkregeling wordt toegepast

In de sectie 'Overwerk' kun je inrichten welke regeling wordt toegepast wanneer een medewerker overwerkt. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen overwerk door eerder te beginnen en overwerk door langer door te gaan. Hier kun je dan vervolgens een overwerktype aan koppelen. In het overwerktype wordt vastgelegd met welk percentage overwerk wordt berekend. Overwerk kun je op deze manier inrichten:

 

Bij Overwerk 1:	1.	Klik op het tijdicoontje onder Van en kies vanaf welke tijd een medewerker eerder kan beginnen. Je kunt hier gewoon '00:00' invullen.
	2.	Vul onder Tot de begintijd van de werkdag in die ook in Aanwezig van staat.
	3.	Selecteer onder Type het gewenste overwerktype.
Bij Overwerk 2:	1.	Klik op het tijdicoontje onder Van en kies vanaf wanneer een medewerker langer door kan gaan met werken. Oftewel: neem de tijd van Aanwezig tot over.
	2.	Vul onder Tot in tot wanneer een medewerker langer door kan werken. Bijvoorbeeld: '23:00' of '24:00'.
	3.	Selecteer onder Type het gewenste overwerktype.

 

 

Stap 4: Sla het dagrooster op

Wanneer je alle relevante velden hebt ingevuld, klik je op Opslaan 

om je dagrooster op te slaan. Daarna kun je dit dagrooster gaan koppelen aan dienstroosters. Alle dienstroosters waaraan dit dagrooster is gekoppeld, komen in een lijst op het tabblad 'Gebruik' te staan. Dit tabblad biedt alleen een overzicht, dus je kunt hier niet rechtstreeks dienstroosters koppelen. Dat doe je via de module Dienstroosters. In dit artikel lees je hoe je een dienstrooster invult.

 

 

---

 

Beknopt stappenplan 'Dagrooster invullen'

 

1	Open de module Dagroosters en klik op Nieuw  om een nieuw dagrooster aan te maken. Vul in de header de velden Dagrooster en Omschrijving en check of Actief is aangevinkt.
2	Ga naar het tabblad 'Algemeen' en vul de velden in de sectie 'Dagindeling' in.
3	Bepaal welke overwerkregeling wordt toegepast op het dagrooster in de sectie 'Overwerk'.
4	Klik op Opslaan  om je dagrooster op te slaan. Daarna kun je dit dagrooster gaan koppelen aan dienstroosters.