Hoe maak je een nieuwe lay-outgroep aan?

---

 

Wat is een lay-outgroep?

 

In een lay-outgroep leg je de verschillende lay-outs voor het inkoop- en verkoopproces vast. Elke lay-out is gekoppeld aan een processtap in MKG. De lay-out bepaalt welke actie MKG uitvoert op dat specifieke moment in het proces. In een verkooplay-outgroep bepaal je wat MKG doet wanneer je een offerte aanbiedt, een order bevestigt en een pakbon en factuur aanmaakt. In een inkooplay-outgroep bepaal je wat MKG doet wanneer je in MKG5 een offerteaanvraag verstuurt, een order bestelt, goederen ontvangt en een factuur aanmaakt.

Je kunt een lay-outgroep koppelen aan een debiteur of crediteur. MKG vult dan automatisch de ingestelde lay-outs in tijdens de verschillende processtappen. Je kunt da lay-out per proces daarna nog aanpassen.

 

Afwijkende weergave Het kan zijn dat je bij het openen van een van de genoemde modules niet direct in formulier 'Lijst (8000)' terechtkomt. Als je op een startpagina uitkomt, selecteer dan een willekeurig item. Als een ander formulier geopend wordt, klik dan » Formulieren » Lijst (8000) om het juiste formulier te openen. Als het detailvenster is dichtgeklapt, klik dan op  om het venster te openen.

 

 

Stap 1: Nummer en Omschrijving

Ga naar de module Verkoop lay-outgroepen en klik op Nieuw

. In het detailscherm vul je een aantal velden in. Vul bij Nummer een getal tussen de 1 en 99 in. Dit nummer mag nog niet in gebruik zijn bij een andere lay-outgroep. Vul bij het veld Omschrijving een korte duidelijke omschrijving in. Kies een omschrijving waaraan je direct herkent welke lay-outs de groep bevat of voor welke situatie je de lay-outgroep gebruikt.

 

Stap 2: Lay-outs

In de velden Offerte lay-out, Opdracht bevestiging lay-out, Pakbon lay-out en Factuur lay-out kun je de gewenste layouts invullen. Bestaat de juiste layout nog niet, dan kun je deze aanmaken.

 

Een nieuwe lay-out aanmaken

 

Stap 1: De nieuwe lay-out

Ga naar het veld waarvoor je een nieuwe lay-out wilt maken en druk op F9. MKG opent de module waarin je de nieuwe lay-out kunt maken.

De eenvoudigste manier om een nieuwe lay-out te maken, is om een bestaande lay-out te kopiëren. Klik op Vernieuw

om alle bestaande lay-outs te tonen. Selecteer de lay-out die het meest overeenkomt met de gewenste lay-out en klik op Kopiëren .Je kunt nu de onderdelen van de lay-out die anders moeten aanpassen. De overig gegevens heeft MKG nu gekopieerd. Je kunt bijvoorbeeld het gebruikte rapport wijzigen of MKG het rapport op een andere manier laten verwerken door het exportdoel aan te passen.

 

Een ander rapport gebruiken

Om een ander rapport te gebruiken, kies je een andere rapportdefinitie. Het kan zijn dat de gewenste rapportdefinitie nog niet bestaat. Maak in dat geval een nieuwe rapportdefinitie aan:

1. Ga in het veld Rapportdefinitie staan en druk op F9.
2. De module Rapportdefinities wordt geopend.
3. Klik op Kopiëren
   zonder eerst een andere definitie te selecteren.
4. Pas in het veld Omschrijving de naam van de rapportdefinitie aan.
5. Kies in het veld XtraRapport het rapport dat je wilt gebruiken.
6. Klik op Opslaan
   om de rapportdefinitie op te slaan.

Je kunt de nieuwe rapportdefinitie vervolgens gebruiken in de lay-out. Herhaal deze stappen eventueel voor alle rapportdefinities die in de lay-out worden gebruikt.

 

Het exportdoel aanpassen

Voor de Offerte en Opdrachtbevestiging layout kun je het exportdoel direct in de lay-out aanpassen. Voor de andere lay-outs doe je dit in de rapportdefinitie. Ga in het veld staan en durk op F9. Je kunt hiervoor dezelfde rapportdefintie gebruiken of een nieuwe aanmaken.

Klik in het veld Doel stuctuur op

om de doelsturctuur te openen. In de doelstructuur bepaal je wat MKG met het procesdocument doet op het moment dat het document wordt aangemaakt of wanneer je de bijbehorende actie uitvoert.

In het veld Doel kun je kiezen uit 3 mogelijkheden:

Scherm: toon het document in een pop-upvenster. Vanuit dit venster kun je het document printen of opslaan.

• Je hoeft verder niets in te stellen.

Printer: stuur het document naar een printer.

• Je kunt hier eventueel een specifiek Printer en Papierlade selecteren. Als je geen printer selecteert, stuurt MKG het document naar de standaardprinter van de computer.
  Ook kun je het aantal kopieën opgeven dat de printer moet afdrukken.
  

  Let op! De geselecteerde printer moet op alle computers die deze lay-out gebruiken onder dezelfde naam beschikbaar zijn. Als de printernaam afwijkt, kan MKG het document niet afdrukken.

Export: maak een export van het document. Hiervoor zijn verschillende exportmogelijkheden beschikbaar.

• In het veld Export doel geef je aan welk type export je wilt uitvoeren. Omdat 'Bestand' en 'Email' het meest worden gebruikt, bespreken we alleen deze opties.
  Bestand

  • Met deze optie wordt het bestand automatisch opgeslagen op de opgegeven locatie. Kies bij Formaat het bestandstype waarin je het document wilt exporteren. In het veld Bestand geef je de bestandslocatie en bestandsnaam op. Bijvoorbeeld: C:\voorbeeldmap\[documentverwijzing].pdf
  E-mail

  • Om vanuit MKG direct een e-mail klaar te zetten, kies je bij Export doel voor 'E-mail'. Vul vervolgens de volgende velden in:
    • Formaat
      Het bestandstype waarin je het document wilt meesturen.
    • Bestand
      De bestandslocatie en de bestandsnaam van het document. Bijvoorbeeld: C:\voorbeeldmap\[documentverwijzing].pdf
    • E-mailadres
      De verwijzing naar het e-mailadres waar je de mail naartoe wilt sturen. Afhankelijk van het proces gebruik je hiervoor verschillende verwijzingen.
      E-mailadresverwijzingen

      
      

      Proces	Verwijzing
      Verkoopofferte	[t_cprs_email]
      Opdrachtbevestiging	[t_cprs_email]
      Verkooppakbon	[t_rela.t_cprs_vrk_pakbon.cprs_email]
      Verkoopfactuur contactpersoon	[t_email_cprs_factuur]
      Verkoopfactuur debiteur	[debi_num.debi_email]
      Offerteaanvraag	[rela_num.t_cprs_ink_offerte.cprs_email]
      Bestelopdracht	[t_cprs_email]

    • Onderwerp
      Het onderwerp van de e-mail.
    • Inhoud
      De tekst die in de e-mail komt. Gebruik hier de gewenste tekst en eventueel verwijzingen om gegevens automatisch in de e-mail op te nemen.

    Kopiëer Het is vaak sneller en handiger om de velden voor een e-mail over te nemen uit een andere lay-out of rapportdefinitie. Zo weet je zeker dat je de juiste verwijzingen gebruikt. Let er wel op dat je een lay-out of rapportdefinitie gebruikt uit dezelfde processtap. Hierdoor sluiten de verwijzingen op elkaar aan.

 

Als alles naar wens is ingevuld, klik je op OK om het venster te sluiten. Het exportdoel is nu correct ingesteld en klaar voor gebruik.