Nieuwe module: Verlof

Verlof aanvragen en goed- of afkeuren was in MKG eerder niet mogelijk. Er konden alleen urenrecords aangemaakt worden naar aanleiding van (handmatig ingediende) verlofaanvragen. In de nieuwe module Verlof kunnen verlofaanvragen worden ingediend en goed- of afgekeurd en wordt een actueel overzicht getoond van de tegoeden van alle soorten verlof van een medewerker.

 

Inrichting

 

Autorisatie van gebruikers(groepen)

Gebruik je MKG5, pas dan eventueel de autorisatie voor gebruikers(groepen) aan. De module Verlof en de actielijst 'Verlof goedkeuren' zijn namelijk standaard geautoriseerd voor alle gebruikers. In de module Verlof is daardoor ook het formulier voor het overzicht van verlofuren (waarin alle verlofuren van alle medewerkers in te zien zijn) beschikbaar voor alle gebruikers. Wil je dit aanpassen, dan kan dat via de module Autorisatieoverzicht: zoek via 'Autorisatie per module' op 'Verlof' om de bijbehorende onderdelen te vinden.  

Daarnaast kun je in Medewerkers per medewerker aanpassen wie alle uren mag beheren. Een gebruiker waarbij 'Alle uren beheren' is aangevinkt, kan voor een willekeurige medewerker een verlofaanvraag doen. Is deze optie uitgevinkt bij een gebruiker, dan kan deze gebruiker alleen voor zichzelf een verlofaanvraag doen. 

 

Een bewerking instellen als verloftype

In module Bewerkingen is een extra vinkje toegevoegd: Toon bij verlof [bwrk_toon_bij_verlof]. Dit vinkje staat in de groep  'Algemeen'. Een bewerking kan alleen worden geselecteerd als 'verloftype' in de module Verlof als in de bewerking 'Toon bij verlof' aangevinkt is en als op het tabblad 'Planning en Shopfloor' de optie 'Reden vroeg/laat' aangevinkt is.  

 

Berekenen van verlofuren op basis van roosters

In modules Dagroosters, Dienstroosters en Kalender dienstrooster kan per medewerker worden aangeven in welke periode de medewerker welk dienstrooster draait. Hierdoor kan het aantal uren dat bij de verlofaanvraag hoort correct worden berekend. 

 

Administratie-instellingen

In de Administratie-instellingen is een nieuw veld toegevoegd: Buffertijd bij overlap verlofuren. Bij het voorlopig verwerken van urenrecords op basis van begin- en eindtijden wordt rekening gehouden met deze instelling. 

Dit nieuwe veld werkt als volgt: Bij verlof op basis van begin- en eindtijden kunnen overlap of gaten voorkomen in de geregistreerde urenrecords van een dag. Om niet telkens handmatig correcties te hoeven doen, kan een buffertijd worden ingericht. De buffertijd geeft het maximaal aantal uren aan waarmee het verlof automatisch wordt ingekort of verlengd. Bijvoorbeeld, als bij een buffertijd van 0:30 uur een medewerker vrij heeft tot 12:00 uur maar om 11:45 uur inklokt, dan wordt het verlof (automatisch) ingekort naar 11:45 uur. Klokt de medewerker echter in om 12:06 uur, dan wordt het verlof verlengd tot 12:06 uur.  
 

Administratie-instellingen MKG5: Urenregistratie » Algemeen » Verwerken uren MKG3: Algemeen » Verwerken uren

 

 

Gebruik  

 

Verlof aanvragen 

 

1	Open Verlof en selecteer eventueel de medewerker voor wie je verlof wilt aanvragen.
2	Klik op Nieuw  om een aanvraag aan te maken.
3	Vul de kolom Type in.
4	Kies een Datum van en een Datum tot.
5	Kies bij Verlof op basis van of het verlof op basis van een dagrooster, begin- en eindtijden of totaaltijden moet zijn. Kies je 'Dagrooster', dan is het genoeg om de begin- en einddatum op te geven. Je neemt dan de hele dag vrij. Kies je 'Begin- en eindtijden', dan kun je, zolang de begin- en einddatum hetzelfde zijn, ook een Tijd van en Tijd Tot opgeven als je alleen een deel van de dag vrij wilt vragen. Kies je 'Totaaltijden', dan kun je het gewenste aantal verlofuren op een dag invullen (bijvoorbeeld: '2 uur').
6	Klik op Opslaan  om je aanvraag in te dienen. De aanvraag komt dan automatisch in de actielijst te staan bij de persoon die de aanvraag mag goed- of afkeuren.

 

Verlof inzien of aanpassen

Je kunt de status van al je verlofaanvragen (en die van medewerkers voor wie jij verlof mag aanvragen) in de module bekijken en eventueel aanpassen. Verlofaanvragen met de status 'Aangevraagd' zijn nog aanpasbaar. Goed- of afgekeurde aanvragen zijn niet meer aanpasbaar. Wil je een verwerkte aanvraag toch nog aanpassen? Dan kun je de aanvraag met de knop Naar aangevraagd terugzetten naar de status 'Aangevraagd'. Op die manier kun je weer aanpassingen doorvoeren. De aanvraag moet daarna wel opnieuw worden goedgekeurd. 

Opmerkingen: 

• Als je verlof aanvraagt op basis van dagrooster of begin- en eindtijden, dan wordt het veld Aantal uren berekend op basis van je invoer. Hierbij wordt rekening gehouden met je dienstrooster (inclusief pauzes), weekenden en feestdagen. Als je verlof aanvraagt op basis van totaaltijden wordt het veld Duur berekend op basis van je invoer.
• Verlof aanvragen voor nachtdiensten kan niet op basis van begin- en eindtijden.
• In de header van de module Verlof wordt een actueel overzicht getoond van alle soorten verlof van de betreffende medewerker.
  • Beginsaldo is het aantal verlofuren dat is vastgelegd voor de medewerker (module Medewerkers » tabblad 'Saldo’s per medewerker' » Budget).
  • In behandeling omvat aangevraagde verlofaanvragen.
  • Opgenomen omvat goedgekeurde verlofaanvragen.
  • Tegoed is het beginsaldo minus de uren die in behandeling en opgenomen zijn.  

 

Verlof goed- of afkeuren 

 

1	Verlof kan worden goedgekeurd of afgekeurd via de module Verlof of via de actielijst 'Verlof goedkeuren'.
2	Ga naar Verlof of naar Actielijsten » Uren » Verlof goedkeuren.
3	Goedkeuren: Selecteer de verlofaanvraag/-aanvragen die je wilt goedkeuren en klik op Opslaan  . Via de actielijst kun je er meerdere tegelijk selecteren. Afkeuren: Selecteer de verlofaanvraag die je wilt afkeuren en klik op Opslaan  . Geef vervolgens de reden van afkeuring op.

 

Opmerkingen

• Bij het goedkeuren van een verlofaanvraag worden meteen de bijbehorende urenrecords aangemaakt (rekening houdend met weekenden en feestdagen). Deze urenrecords zie je terug in Actielijsten » Uren » Voorlopig verwerken.
• Bij voorlopig verwerken (via de actielijst) geldt dat als een urenrecord wordt verwerkt, alle andere urenrecords voor dezelfde medewerker op dezelfde dag ook meteen worden verwerkt.  
• Bij voorlopig verwerken wordt ook rekening gehouden met de Buffertijd bij overlap verlofuren. Dit is een manier om overlap of gaten in de geregistreerde urenrecords tegen te gaan. Hierbij worden alleen verlofuren aangepast.
• Een goedgekeurde verlofaanvraag kan teruggezet worden naar de status 'Aangevraagd', zolang de verlofaanvraag nog niet definitief is verwerkt. De bijbehorende urenrecords worden dan weer verwijderd. 

 

Aandachtspunten, tips en beperkingen 

 

• De module Verlof en de actielijst 'Verlof goedkeuren' zijn namelijk standaard geautoriseerd voor alle gebruikers. In de module Verlof is daardoor ook het formulier voor het overzicht van verlofuren (waarin alle verlofuren van alle medewerkers in te zien zijn) beschikbaar voor alle gebruikers. In MKG5 kan via de module Autorisatieoverzicht de autorisatie voor de gebruikers(groepen) worden aangepast. In MKG3 hebben alle gebruikers alle rechten en kan de autorisatie alleen worden aangepast via de Helpdesk of je consultant.
• Een gebruiker die 'Alle uren mag beheren' kan voor een willekeurige medewerker een verlofaanvraag doen. Een gebruiker die deze optie niet heeft aangevinkt, kan alleen voor zichzelf een verlofaanvraag doen.
• De nieuwe functionaliteit Verlof is in versie 98 niet beschikbaar voor Shop Floor.