Hoe registreer je een nieuwe medewerker die uren moet klokken?

Rechtstreeks naar beknopt stappenplan

Stap 1: Maak een nieuwe medewerker aan

Allereerst is het noodzakelijk dat de medewerker waarvan de uren geregistreerd moeten worden, ook in de module Medewerkers wordt toegevoegd.

Open de module Medewerkers en klik op Man of Vrouw om een nieuwe medewerker aan te maken. Vul in ieder geval de volgende velden de header in:

• Medewerker: Vul hier een uniek medewerkernummer in.
• Naam: Vul de achternaam in.
• Voornaam: Vul de voornaam in.
• Geslacht: Selecteer de relevante gender (man, vrouw of onbekend).

Gaat de medewerker digitaal uren registreren? Ga dan vervolgens naar het tabblad 'Urenbeheer' en vink in de sectie 'Shop Floor' de optie 'Actief op Shop Floor' aan.

Wordt alleen de aanwezigheid van de medewerker geregistreerd? Ga dan ook naar het tabblad 'Urenbeheer', maar vul in dit geval het veld Bewerking in. Kies voor een indirecte bewerking, dus een taak die niet gerelateerd is aan een productieorder of project, zoals opruimen of machineonderhoud (in de regel hebben indirecte bewerkingen een bewerkingsnummer in de 7000-reeks). Na het invullen van de bewerking wordt het vinkje 'Aanwezigheidsregistratie' zichtbaar. Vink deze optie aan. 

Alle overige velden in deze module zijn naar eigen inzicht in te vullen. Ze kunnen nuttig zijn om overige informatie vast te leggen, maar zijn niet noodzakelijk voor het registreren van uren in MKG.

Stap 2: Koppel een dienstrooster

Als de uren van de medewerker moeten worden verwerkt, heeft de medewerker een rooster nodig. Dit kan een rooster zijn met de precieze werktijden of een algemeen rooster, zonder controle op de werkuren.

Open de module Kalender dienstrooster en koppel een dienstrooster aan de medewerker. In dit artikel lees je in meer detail hoe je dat doet.

Stap 3: Maak een gebruiker aan

Medewerkers die die uren gaan registreren en/of MKG op een andere manier gaan gebruiken, hebben ook een gebruikersaccount nodig in MKG. Aan dit gebruikersaccount wordt namelijk een licentie gekoppeld. Alleen beheerders kunnen nieuwe gebruikers aanmaken.

Open de module Gebruikers en klik op Nieuwe gebruiker 

In de sectie 'Algemeen': 

• Aanmeldnaam: Kies hier een unieke aanmeldnaam, bijvoorbeeld voornaam + achternaam.
• Naam: Vul hier de naam in. Dit kan een herhaling van de aanmeldnaam zijn, of je kunt hier bijvoorbeeld alleen de voornaam noteren.
• Wachtwoord: Kies een wachtwoord.
• Bevestig: Herhaal het gekozen wachtwoord.
• Complex wachtwoord: Vink deze optie aan. Hiermee stel je in dat het wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen:
  • Bevat minimaal 6 tekens.
  • Bevat minimaal 3 van de volgende categorieën: hoofdletters, kleine letters, nummers, speciale tekens.
  • Mag niet gelijk zijn aan voornaam, achternaam of bedrijfsnaam.

In de sectie 'Autorisatie':

• Groepen: Bepaal de juiste autorisatiegroep. Kijk eventueel bij een andere medewerker als je niet zeker weet wat de juiste groep is.
• Boekjaar: Vul het lopende/huidige boekjaar in.

Stap 4: Koppel de medewerker en de gebruiker

Nadat de gebruiker is aangemaakt, ga je terug naar de module Medewerkers. Selecteer hier de eerder aangemaakt medewerker en vul op het tabblad 'Overig' het volgende veld in:

• Aanmeldnaam: Kies de zojuist aangemaakte gebruiker uit de lijst.

Stap 5: Wijs een licentie toe

Wanneer je de voorgaande stappen hebt doorlopen, moet de juiste licentie aan de gebruiker worden gekoppeld. Ga naar de module Licentieonderhoud. Het kan nodig zijn om de module een keer te vernieuwen om de nieuw aangemaakte medewerker te laten tonen.

Bepaal welke licentie(s) de medewerker nodig heeft. Voor medewerkers die uren gaan registreren bepaal je bijvoorbeeld of een Office-licentie voldoende is en of er ook een Shop Floor-licentie nodig is. Met alleen de Office-licentie kunnen alleen handmatig uren worden geregistreerd. Voor de digitale urenregistratie via MKG Shop Floor is een Shop Floor-licentie vereist. En voor medewerkers die alleen aanwezigheid registreren, is er de Attendance-licentie.

De nieuwe medewerker kan na het doorlopen van alle stappen direct starten met werken in MKG. Let daarbij wel op de gekozen ingangsdatum van het kalender dienstrooster. Als deze ingangsdatum in de toekomst ligt, kan de medewerker pas vanaf die datum in MKG werken.  

Beknopt stappenplan 'Nieuwe medewerker registreren'