Sichern Sie Ihre eigenen Prozesse und Vereinbarungen in MKG

Wie sichern Sie Ihre Daten und Prozesse in MKG?

Der Ausgangspunkt für dieses Webinar: Die Standardkonfiguration von MKG ist nicht immer ausreichend für die unternehmensspezifischen Prozesse und Workflows. Um die Kontrolle über Ihre Daten zu behalten, können Sie diese mithilfe der Funktionen Feldvalidierung und Benutzerprozessmeldungen kontextabhängig machen. Mit anderen Worten, sie an Ihre spezifische Situation anpassen.

Für wen ist dieses Webinar gedacht?

Sind Sie in Ihrer Organisation für den Workflow oder für interne Geschäftsprozesse verantwortlich? Und gelingt es Ihnen nicht immer, dies mit dem Status- und Aktionsmodell von MKG einzurichten? Dann könnte dieses Webinar für Sie interessant sein.

Feldvalidierung

Mit der Feldvalidierung validieren Sie den Inhalt bestimmter Felder in MKG. Die Konfiguration erfolgt pro Feld und kann verpflichtend, warnend oder informativ sein. In MKG sind diese Felder entsprechend rot, orange oder blau umrandet. Ist ein Feld korrekt ausgefüllt, wird es grün umrandet sein. Feldvalidierung ist mit und ohne Bedingung möglich.

• Ohne Bedingung. Angenommen, in Ihrer Organisation wurde vereinbart, dass ein Angebot immer ein Gültigkeitsdatum haben muss. Feldvalidierung hilft, solche Daten in MKG zu sichern. Die Funktionalität kann pro Feld in MKG eingerichtet werden, in diesem Beispiel von jedem, der Administrator ist.
• Mit Bedingung. Angenommen, in Ihrer Organisation wurde vereinbart, dass das Transportdatum vor dem Lieferdatum liegen muss, wenn es sich um eine DHL-Lieferung handelt. Auch hier hilft die Feldvalidierung, solche Daten zu sichern, in diesem Fall basierend auf einer Bedingung. Eine Feldvalidierung mit Bedingung kann nur von einem MKG BI/Business Consultant eingerichtet werden.

Benutzerprozessmeldungen

Mit Benutzerprozessmeldungen überwachen Sie Ihren Geschäftsprozess. Diese Funktionalität ergänzt das Status- und Aktionsmodell in MKG. Benutzerprozessmeldungen sind Meldungen, die blockierend oder signalisierend auf Basis eines Triggers sind, wonach MKG im Prozess eine Aktion ausführt. Diese Aktion kann nur eine Prozessmeldung oder eine Prozessmeldung gekoppelt an eine Aktivität umfassen. Da bei Benutzerprozessmeldungen immer eine Bedingung vorliegt, können diese nur von einem MKG BI/Business Consultant eingerichtet werden.

• Ohne Aktivität. Angenommen, in Ihrer Organisation wurde vereinbart, dass ein Produktionsauftrag immer ein Zeichnungsdokument enthalten muss. Über eine Benutzerprozessmeldung kann eingerichtet werden, dass eine blockierende Meldung angezeigt wird, wenn die Aktion In Produktion nehmen ohne gekoppelte Zeichnung ausgeführt wird. Nachdem das Dokument erfolgreich gekoppelt wurde, wird die Blockade aufgehoben und die Aktion verfügbar.
• Mit Aktivität. Angenommen, in Ihrer Organisation wurde vereinbart, dass Bestellungen über 10.000 € von der Finanzabteilung genehmigt werden müssen. Auch hier wird eine blockierende Meldung angezeigt, in diesem Beispiel in Kombination mit einer Aktivität, die auf dem Bildschirm eines Mitglieds der Benutzergruppe 'Finanz' angezeigt wird. Nachdem dieser Kollege die Aktivität abgeschlossen hat, wird die Blockade aufgehoben und die Aktion kann ausgeführt werden.

Mehr Beispiele

Die in diesem Webinar behandelten Beispiele sind nur einige der vielen Möglichkeiten der Feldvalidierung und Benutzerprozessmeldungen. Sehen Sie sich auch diesen Artikel mit Videos von zwei Beispielen an: Stückliste freigeben bei einer abweichenden Revision und Nicht bestätigen können ohne Zeichnung. Weitere Anwendungen:

• Bei SCSN-Bestellungen muss das Feld Ihre Referenz zwingend ausgefüllt sein.
• Gibt es einen Streitfall bei einem Debitor? Dann muss eine Blockade beim Versand einer Auftragsbestätigung vorhanden sein.
• Manuelle Einkaufsrechnungen dürfen nur von einem bestimmten Benutzer freigegeben werden.
• Offene Posten mit der Zahlungsbedingung 'Automatische Abbuchung' dürfen nicht zu einem Internetbanking-Batch hinzugefügt werden.

Autorisierungsmatrix

Feldvalidierung und Benutzerprozessmeldungen können in jedem Prozess angewendet werden. Es ist jedoch wichtig, dass Sie im Voraus gut durchdacht, beschrieben und skizziert haben, welche Felder in MKG validiert oder welche Aktion(en) in MKG signalisiert oder blockiert werden sollen, bevor wir dies für Sie einrichten können.

	Administrator	MKG Consultant
Feldvalidierung (ohne Bedingung)
Feldvalidierung (mit Bedingung)
Benutzerprozessmeldungen

Während des Webinars gestellte Fragen

Können Sie eine Prozessmeldung erhalten, wenn die endgültige Verarbeitung der Stunden erfolgt, sobald die NC-Stunden bei 90% der VC-Stunden liegen?

Das ist durchaus möglich! Derzeit ist es am besten, auf Endproduktebene ein LDM-Feld zu erstellen, das ein true oder false anzeigt, wenn es über die 90% NC geht. Anschließend wird mit einer Prozessmeldung die Bedingung basierend auf diesem Feld eingestellt und es kann eine signalisierende Meldung erscheinen. Übrigens ist die Funktionalität 'Benutzerprozessmeldungen' hierfür nicht erforderlich. Sie können auch nur das LDM-Feld erstellen lassen und dann eine bedingte Formatierung bei der Aktion Endgültig verarbeiten einrichten. Dies kann auch ausreichend signalisieren.

Erhält der Einkäufer eine automatische Meldung, dass die Bestellung genehmigt wurde?

Derzeit gibt es keine Rückmeldung an den ursprünglichen Ersteller der Bestellung. Dies kann jedoch eingerichtet werden, aber dann muss der Einkäufer auch diese Aktivität wieder abschließen. Es kann auch sein, dass in der Aktionsliste mit bedingter Formatierung eine grüne Farbe für die Bestellpositionen angezeigt wird, bei denen die Aktivität der Finanzabteilung abgeschlossen ist.

Wenn die Verkaufsabteilung einen Verkaufsauftrag erstellt hat, können Sie dann einen Trigger für die Abteilung Arbeitsvorbereitung einrichten, damit dort ein Produktionsauftrag erstellt werden kann?

Das ist durchaus möglich! Der Trigger kann dann sein: "Ist die Verkaufsauftragsposition im Status Nachbestätigen." Das bedeutet, dass die Verkaufsauftragsposition einmal an den Kunden bestätigt wurde und dies der Moment für einen Arbeitsvorbereiter sein kann, einen Produktionsauftrag zu erstellen.

Kann das Hinzufügen einer automatischen Abbuchung zu einem Zahlungsbatch vom Administrator eingestellt werden?

Nein. Das Hinzufügen einer automatischen Abbuchung zu einem Zahlungsbatch basiert auf einer Bedingung und muss als Benutzerprozessmeldung von einem MKG Consultant eingerichtet werden.

Kann die Feldvalidierung auch für Parameter verwendet werden?

Wenn es um Parameter auf der Verkaufsangebot- und Verkaufsauftragsposition geht, ist dies derzeit noch nicht möglich.

Wird die Feldvalidierung mit Bedingung in Zukunft auch für Administratoren verfügbar sein?

Derzeit gibt es keine Pläne, diese Funktionalität breiter verfügbar zu machen.