SharePoint-Integration in MKG konfigurieren

Anforderungen

App-Registrierung in Microsoft Entra

Eine App-Registrierung in Entra ist erforderlich. Folgen Sie den Anweisungen im Artikel SharePoint-Integration in Entra: die technische Einrichtung. Für eine erfolgreiche Verbindung müssen die folgenden Daten aus der App-Registrierung verfügbar sein und mit der Person geteilt werden, die die Verbindung in MKG konfiguriert:

• Tenant-ID
• Client-ID
• Client-Secret
• Ablaufdatum des Geheimnisses (Client-Secret)
• Site-ID der betreffenden SharePoint-Site

Sicherheitsgruppen in Entra

Für das korrekte Funktionieren der SharePoint-Verbindung innerhalb von MKG ist es erforderlich, dass eine oder mehrere Sicherheitsgruppen in Microsoft® Entra eingerichtet sind. Diese Gruppen werden mit Dokumentkategorien in MKG verknüpft und bestimmen, welche Dokumente für Benutzer sichtbar und zugänglich sind.

Zugang zur MKG-Umgebung

Um eine App-Registrierung innerhalb der MKG-Anwendung konfigurieren zu können, ist es notwendig, dass der Benutzer über die Eigenschaft 'Administrator' verfügt. Diese Rolle gibt Zugang zu den Einstellungen, in denen externe Verbindungen registriert werden können. Ein Administrator kann die erforderlichen Daten eingeben, wie die Tenant-ID, Client-ID und das Client-Secret, und hat die Befugnis, die Verbindung zu aktivieren und zu verwalten. Da diese Handlung Einfluss auf den Datenaustausch und die Sicherheit innerhalb von MKG hat, ist es wichtig, dass dies von einem Benutzer mit ausreichenden Rechten und Verständnis für die technische und funktionale Auswirkungen der Integration durchgeführt wird.

Konfiguration der Entra-App-Registrierung in MKG

Durchlaufen Sie die folgenden Schritte, um eine App-Registrierung zu erstellen, mit der MKG-Benutzer über die Benutzeroberfläche (UI) Dokumente speichern oder abrufen können, in Kombination mit SharePoint.

Schritt 1: Anmeldung

Öffnen Sie den MKG-Client und melden Sie sich mit einem Benutzer an, der über die Rolle 'Administrator' verfügt.

Schritt 2: Konfigurieren Sie die Verwaltungseinstellungen

Öffnen Sie die Verwaltungseinstellungen und wählen Sie das Formular 'Sharepoint (8302)'. Geben Sie nun die Daten aus der App-Registrierung in Microsoft® Entra wie folgt ein:

• Client-ID: Geben Sie den eindeutigen Identifikationscode der registrierten Anwendung ein.
• Tenant-ID: Geben Sie die ID des Microsoft® 365-Tenants ein, in dem die App registriert ist.
• Geheimwert: Geben Sie das generierte Client-Secret ein, das zur App-Registrierung gehört.
• Ablaufdatum: Geben Sie das Ablaufdatum des Geheimnisses ein. Dieses muss mit der in Entra eingestellten Gültigkeit übereinstimmen (zum Beispiel 01-01-2026).
• Site: Geben Sie die eindeutige Site-ID der SharePoint-Site ein, die verknüpft werden soll.
• Ordner: Wählen Sie den Ordner innerhalb der SharePoint-Site aus, in dem die Dokumente gespeichert werden können.

Überprüfen Sie, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Verbindung zu aktivieren. 

Schritt 3: Hinzufügungsoptionen bestimmen [optional]

MKG bietet verschiedene Optionen zum Hinzufügen von Dokumenten. Wenn Sie möchten, dass Dokumente nur in SharePoint gespeichert werden, können Sie dies einstellen, indem Sie in den Verwaltungseinstellungen nur die Hinzufügungsoption 'In SharePoint aufnehmen' auswählen.

Konfiguration der Entra-Sicherheitsgruppen auf MKG-Dokumentkategorien

Über die folgenden Schritte können Sie Sicherheitsgruppen aus Microsoft® Entra mit Dokumentkategorien innerhalb von MKG verknüpfen. Diese Verknüpfung bestimmt, welche Benutzer Zugriff auf Dokumente haben, die unter eine bestimmte Kategorie fallen.

Schritt 1: Wählen Sie die Dokumentkategorie

Öffnen Sie das Modul Dokumentkategorien. Hier sehen Sie die bereits vorhandenen Kategorien. Wählen Sie eine bestehende Kategorie aus oder fügen Sie eine neue hinzu.

Schritt 2: Wählen Sie die Sicherheitsgruppe(n)

Im Feld SharePoint-Gruppen wird ein Dropdown-Menü mit allen verfügbaren Sicherheitsgruppen aus der verbundenen Entra-Umgebung angezeigt. Über Multi-Select können eine oder mehrere Gruppen ausgewählt werden, die Zugriff auf Dokumente innerhalb dieser Kategorie erhalten.

Schritt 3: Aktivieren Sie die Verbindung

Überprüfen Sie, ob die richtigen Gruppen ausgewählt sind, und klicken Sie anschließend auf Speichern. Wenn keine Gruppen sichtbar sind, kann dies darauf hinweisen, dass keine Gruppen vom Typ 'Security' in der Entra-Umgebung vorhanden sind oder dass die App-Registrierung unvollständig ist.

Benutzerkonfiguration

Dateien in SharePoint werden standardmäßig online geöffnet, aber dies kann auch lokal erfolgen. Um dies zu konfigurieren, müssen pro Benutzer die folgenden Felder ausgefüllt werden:

• Entra-Benutzer: die E-Mail-Adresse des betreffenden Benutzers.
• Lokaler SharePoint-Ordner: der Speicherort von SharePoint, wie er für diesen Benutzer synchronisiert wurde. Beispiel: C:\Users\[USER]\[COMPANY]\[FOLDER]