MKG logo
Inloggen

Hoe converteer je bestanden in MKG naar SharePoint?

Wanneer je de SharePoint-integratie in MKG gaat gebruiken, is de kans groot dat je nog bestanden op de oude serverlocatie hebt staan. Het is mogelijk om deze oude bestanden naar SharePoint te verplaatsen. In dit artikel lees je hoe je bestanden vanaf de oorspronkelijke MKG-documentenmap verplaatst naar SharePoint.

 

 

Wanneer de SharePoint-integratie tot stand is gebracht, kun je bestanden converteren naar SharePoint. Dit wil je via de officiële manier in MKG doen, omdat je met deze conversie gelijk meerdere acties uitvoert. Deze acties zijn het plaatsen van het bestand in SharePoint, het aanpassen van het bestandspad in MKG, en het toepassen van de SharePoint-rechten op het document.

 

Let op!
Het converteren van documenten naar SharePoint kan veel tijd kosten. Tijdens de conversie kan MKG op de betreffende werkplek niet worden gebruikt. Voer de conversie daarom bij voorkeur uit vanaf een werkplek die niet actief in gebruik is en converteer documenten in kleinere batches, bijvoorbeeld per jaar of per maand.

 

 

Bestanden converteren

1 Zorg ervoor dat de werkplek die je gebruikt voor de conversie toegang heeft tot het oorspronkelijke document. Als het bestandspad niet kan worden gevonden, kan het bestand namelijk niet correct worden geconverteerd.
2 Open de module Documenten.
3 Klik bovenaan in de knoppenbalk op Converteer naar SharePoint.
4 Je krijgt nu een pop-upscherm waarin je kunt aangeven uit welke periode je documenten wilt converteren. Kies hier de gewenste periode en klik op OK. 
5 Je krijgt een nieuwe pop-up waarin MKG aangeeft hoeveel bestanden er gevonden zijn en geconverteerd kunnen worden. Klik op Ja om de conversie te laten lopen. Houd er rekening mee dat je MKG tijdens de conversie niet kunt gebruiken. 
6 Per keer kan er maar een aantal bestanden worden geconverteerd, dus herhaal deze conversieactie zo vaak als nodig is.

 

 

SharePoint-permissies

De SharePoint-integratie maakt gebruik van unieke permissies op documentniveau. SharePoint adviseert om het aantal unieke permissies binnen één documentbibliotheek beperkt te houden (richtlijn: circa 5000) om optimale prestaties te behouden. De technische limiet ligt op 50.000 unieke permissies per documentbibliotheek. Bij grote documentvolumes kan deze limiet worden bereikt. Nieuwe uploads zijn dan tijdelijk niet mogelijk.

Vanaf versie 098.009 is dit ondervangen door documenten automatisch over meerdere documentbibliotheken te verdelen. Hierdoor blijft de bestaande autorisatiestructuur behouden, terwijl de schaalbaarheid en performance van SharePoint worden gewaarborgd.

 

 

bestanddocumentenmapconverterendocumentsharepoint