MKG logo
inloggen

Hoe pas je de financiële reeksnummers aan?

MKG registreert voor diverse processen een uniek nummer, een reeksnummer. De financiële reeksnummers, ook wel boekstuknummers, zijn vastgelegd bij de dagboeken waarin je handmatig boekingen aanmaakt. In dit artikel lees je hoe je de boekstuknummering aanpast.

 

 

Nadat je in MKG een nieuw boekjaar hebt aangemaakt, kun je de financiële reeksnummers aanpassen. Tijdens de eerste inrichting van de database is voor een bepaalde methodiek gekozen, waarbij in sommige gevallen het jaarnummer (of alleen de laatste twee cijfers) is opgenomen in de reeks. Het aanpassen van deze boekstuknummering is nodig om een boekjaarovergang goed te laten verlopen. Deze handeling is facultatief/momentkritisch.

 

 

Stap 1: Open de tabel 'Dagboeken'

 

De financiële reeksnummers beheer je in de tabel Dagboeken. Open de tabel; je komt direct in de lijst met dagboeken. Selecteer eerst het lopende boekjaar. In de kolom Boekstuk vind je de huidige reeksnummers.

 

 

Stap 2: Selecteer het nieuw aangemaakte boekjaar

 

Selecteer nu het nieuw aangemaakt boekjaar. De kolom Boekstuk is leeg.

 

 

Stap 3: Voer de nieuwe reeksnummers in

 

Voer in de kolom Boekstuk de reeksnummers van het nieuwe boekjaar in. Opslaan is niet nodig; de boekstuknummering is direct ingesteld.

 

De boekstuknummering voor het nieuwe boekjaar

 

 

Minimaal 3 posities
De lengte van het ingestelde boekstuknummer is medebepalend voor de doornummering. Deze lengte wordt nooit vanzelf langer. Een voorbeeld: bij het gebruik van 000 (drie nullen) kun je doornummeren t/m 999. Bij het gebruik van slechts één 0 kan MKG doornummeren t/m nummer 9, waarna deze weer opnieuw begint met 1. Het gevolg is dat boekingen van verschillende data/periodes allemaal op hetzelfde boekstuknummer terecht komen (deze worden overigens wel opgeslagen). Het advies is derhalve om boekstukvolgnummers minimaal 3 posities lang te maken.

 

 

Let op!
Boekjaren open je per administratie. Gebruik je meer dan één administratie, dan dien je deze handeling dus voor elke administratie uit te voeren.

 

Checklist Boekjaarovergang
Tijdens het uitvoeren van een boekjaarovergang moeten in hedendaagse administratieve systemen nog steeds handelingen worden verricht die slechts eenmaal per jaar voorkomen. Deze handelingen veroorzaken vragen, of erger, worden niet uitgevoerd op het daarvoor meest geschikte moment. Om deze vragen te voorkomen en om de boekjaarovergang zo soepel mogelijk te laten verlopen dient de Checklist Boekjaarovergang, bedoeld voor degene die met MKG software een boekjaarovergang coördineert.
Of ga rechtstreeks naar één van de volgende items:

 

administratiedagboekboekjaarprocesnummeringboekstukboekjaarovergangtabelgebruikerschecklistperiode-indelingfinanciële reeksnummerslogistieke reeksnummersbatchverwerkingboekstuknummersdagboekenboekstuknummeringdoornummeren