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Neue Modul: Urlaub

Urlaubsanträge zu stellen und zu genehmigen oder abzulehnen war in MKG bisher nicht möglich. Es konnten nur Stundeneinträge erstellt werden, die auf (manuell eingereichten) Urlaubsanträgen basierten. Im neuen Modul Urlaub können Urlaubsanträge eingereicht und genehmigt oder abgelehnt werden, und es wird ein aktueller Überblick über die Guthaben aller Urlaubsarten eines Mitarbeiters angezeigt.

 

Einrichtung

 

Autorisierung von Benutzern(gruppen)

Verwenden Sie MKG5, passen Sie gegebenenfalls die Autorisierung für Benutzer(gruppen) an. Das Modul Urlaub und die Aktionsliste 'Urlaub genehmigen' sind nämlich standardmäßig für alle Benutzer autorisiert. Im Modul Urlaub ist daher auch das Formular für die Übersicht der Urlaubsstunden (in dem alle Urlaubsstunden aller Mitarbeiter einsehbar sind) für alle Benutzer verfügbar. Möchten Sie dies anpassen, kann dies über das Modul Autorisierungsübersicht erfolgen: Suchen Sie über 'Autorisierung pro Modul' nach 'Urlaub', um die zugehörigen Komponenten zu finden.  

Darüber hinaus können Sie in Mitarbeiter pro Mitarbeiter anpassen, wer alle Stunden verwalten darf. Ein Benutzer, bei dem 'Alle Stunden verwalten' aktiviert ist, kann für einen beliebigen Mitarbeiter einen Urlaubsantrag stellen. Ist diese Option bei einem Benutzer deaktiviert, kann dieser Benutzer nur für sich selbst einen Urlaubsantrag stellen. 

 

Eine Bearbeitung als Urlaubstyp festlegen

Im Modul Bearbeitungen wurde ein zusätzliches Kontrollkästchen hinzugefügt: Bei Urlaub anzeigen [bwrk_toon_bij_verlof]. Dieses Kontrollkästchen befindet sich in der Gruppe 'Allgemein'. Eine Bearbeitung kann nur als 'Urlaubstyp' im Modul Urlaub ausgewählt werden, wenn in der Bearbeitung 'Bei Urlaub anzeigen' aktiviert ist und wenn auf der Registerkarte 'Planung und Shopfloor' die Option 'Grund früh/spät' aktiviert ist.  

 

Berechnung der Urlaubsstunden basierend auf Dienstplänen

In den Modulen Tagespläne, Dienstpläne und Kalender Dienstplan kann pro Mitarbeiter angegeben werden, in welchem Zeitraum der Mitarbeiter welchen Dienstplan fährt. Dadurch kann die Anzahl der Stunden, die zum Urlaubsantrag gehören, korrekt berechnet werden. 

 

Verwaltungseinstellungen

In den Verwaltungseinstellungen wurde ein neues Feld hinzugefügt: Pufferzeit bei Überlappung von Urlaubsstunden. Bei der vorläufigen Verarbeitung von Stundeneinträgen basierend auf Anfangs- und Endzeiten wird diese Einstellung berücksichtigt. 

Dieses neue Feld funktioniert wie folgt: Bei Urlaub basierend auf Anfangs- und Endzeiten können Überlappungen oder Lücken in den registrierten Stundeneinträgen eines Tages auftreten. Um nicht ständig manuelle Korrekturen vornehmen zu müssen, kann eine Pufferzeit eingerichtet werden. Die Pufferzeit gibt die maximale Anzahl von Stunden an, um die der Urlaub automatisch verkürzt oder verlängert wird. Beispielsweise, wenn bei einer Pufferzeit von 0:30 Stunden ein Mitarbeiter bis 12:00 Uhr frei hat, aber um 11:45 Uhr einstempelt, wird der Urlaub (automatisch) auf 11:45 Uhr verkürzt. Stempelt der Mitarbeiter jedoch um 12:06 Uhr ein, wird der Urlaub bis 12:06 Uhr verlängert.  
 

Verwaltungseinstellungen
MKG5: Stundenregistrierung » Allgemein » Stunden verarbeiten
MKG3: Allgemein » Stunden verarbeiten

 

 

 

Benutzung  

 

Urlaub beantragen 

 

1 Öffnen Sie Urlaub und wählen Sie gegebenenfalls den Mitarbeiter aus, für den Sie Urlaub beantragen möchten.
2 Klicken Sie auf Neu 
, um einen Antrag zu erstellen.
3 Füllen Sie die Spalte Typ aus.
4 Wählen Sie ein Datum von und ein Datum bis.
5

Wählen Sie bei Urlaub basierend auf, ob der Urlaub basierend auf einem Tagesplan, Anfangs- und Endzeiten oder Gesamtzeiten sein soll.

  • Wählen Sie 'Tagesplan', dann reicht es aus, das Anfangs- und Enddatum anzugeben. Sie nehmen dann den ganzen Tag frei.
  • Wählen Sie 'Anfangs- und Endzeiten', dann können Sie, solange das Anfangs- und Enddatum dasselbe sind, auch eine Zeit von und Zeit bis angeben, wenn Sie nur einen Teil des Tages frei nehmen möchten.
  • Wählen Sie 'Gesamtzeiten', dann können Sie die gewünschte Anzahl von Urlaubsstunden an einem Tag eingeben (zum Beispiel: '2 Stunden').
6 Klicken Sie auf Speichern 
, um Ihren Antrag einzureichen. Der Antrag wird dann automatisch in die Aktionsliste der Person aufgenommen, die den Antrag genehmigen oder ablehnen darf.

 

Urlaub einsehen oder anpassen

Sie können den Status aller Ihrer Urlaubsanträge (und derjenigen von Mitarbeitern, für die Sie Urlaub beantragen dürfen) im Modul einsehen und gegebenenfalls anpassen. Urlaubsanträge mit dem Status 'Angefragt' sind noch anpassbar. Genehmigte oder abgelehnte Anträge sind nicht mehr anpassbar. Möchten Sie einen bearbeiteten Antrag dennoch anpassen? Dann können Sie den Antrag mit der Schaltfläche Zurück zu angefragt auf den Status 'Angefragt' zurücksetzen. Auf diese Weise können Sie wieder Anpassungen vornehmen. Der Antrag muss dann jedoch erneut genehmigt werden. 

Bemerkungen: 

  • Wenn Sie Urlaub basierend auf einem Tagesplan oder Anfangs- und Endzeiten beantragen, wird das Feld Anzahl Stunden basierend auf Ihrer Eingabe berechnet. Dabei wird Ihr Dienstplan (einschließlich Pausen), Wochenenden und Feiertage berücksichtigt. Wenn Sie Urlaub basierend auf Gesamtzeiten beantragen, wird das Feld Dauer basierend auf Ihrer Eingabe berechnet.
  • Urlaub für Nachtdienste kann nicht basierend auf Anfangs- und Endzeiten beantragt werden.
  • In der Kopfzeile des Moduls Urlaub wird ein aktueller Überblick über alle Arten von Urlaub des betreffenden Mitarbeiters angezeigt.
    • Anfangssaldo ist die Anzahl der Urlaubsstunden, die für den Mitarbeiter festgelegt wurden (Modul Mitarbeiter » Registerkarte 'Salden pro Mitarbeiter' » Budget).
    • In Bearbeitung umfasst angeforderte Urlaubsanträge.
    • Aufgenommen umfasst genehmigte Urlaubsanträge.
    • Guthaben ist das Anfangssaldo minus der Stunden, die in Bearbeitung und aufgenommen sind.  

 

Urlaub genehmigen oder ablehnen 

 

1 Urlaub kann über das Modul Urlaub oder über die Aktionsliste 'Urlaub genehmigen' genehmigt oder abgelehnt werden.
2 Gehen Sie zu Urlaub oder zu Aktionslisten » Stunden » Urlaub genehmigen.
3

Genehmigen: Wählen Sie den/die Urlaubsantrag/anträge aus, den/die Sie genehmigen möchten, und klicken Sie auf Speichern 

. Über die Aktionsliste können Sie mehrere gleichzeitig auswählen.

Ablehnen: Wählen Sie den Urlaubsantrag aus, den Sie ablehnen möchten, und klicken Sie auf Speichern 

. Geben Sie anschließend den Ablehnungsgrund an.

 

Bemerkungen

  • Bei der Genehmigung eines Urlaubsantrags werden sofort die zugehörigen Stundeneinträge erstellt (unter Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen). Diese Stundeneinträge sehen Sie in Aktionslisten » Stunden » Vorläufig verarbeiten.
  • Bei der vorläufigen Verarbeitung (über die Aktionsliste) gilt, dass wenn ein Stundeneintrag verarbeitet wird, alle anderen Stundeneinträge für denselben Mitarbeiter am selben Tag ebenfalls sofort verarbeitet werden.  
  • Bei der vorläufigen Verarbeitung wird auch die Pufferzeit bei Überlappung von Urlaubsstunden berücksichtigt. Dies ist eine Möglichkeit, Überlappungen oder Lücken in den registrierten Stundeneinträgen zu vermeiden. Dabei werden nur Urlaubsstunden angepasst.
  • Ein genehmigter Urlaubsantrag kann auf den Status 'Angefragt' zurückgesetzt werden, solange der Urlaubsantrag noch nicht endgültig verarbeitet ist. Die zugehörigen Stundeneinträge werden dann wieder entfernt. 

 

Hinweise, Tipps und Einschränkungen 

 

  • Das Modul Urlaub und die Aktionsliste 'Urlaub genehmigen' sind nämlich standardmäßig für alle Benutzer autorisiert. Im Modul Urlaub ist daher auch das Formular für die Übersicht der Urlaubsstunden (in dem alle Urlaubsstunden aller Mitarbeiter einsehbar sind) für alle Benutzer verfügbar. In MKG5 kann über das Modul Autorisierungsübersicht die Autorisierung für die Benutzer(gruppen) angepasst werden. In MKG3 haben alle Benutzer alle Rechte und die Autorisierung kann nur über den Helpdesk oder Ihren Berater angepasst werden.
  • Ein Benutzer, der 'Alle Stunden verwalten darf', kann für einen beliebigen Mitarbeiter einen Urlaubsantrag stellen. Ein Benutzer, der diese Option nicht aktiviert hat, kann nur für sich selbst einen Urlaubsantrag stellen.
  • Die neue Funktionalität Urlaub ist in Version 98 nicht für Shop Floor verfügbar.