SharePoint-Integration in Entra: die technische Einrichtung

Lassen Sie Ihren IT-Anbieter die technische Einrichtung vornehmen Für die Aktivierung einer Integration mit Microsoft® SharePoint sind technische und funktionale Kenntnisse von SharePoint und Entra erforderlich. Lassen Sie daher Ihren IT-Anbieter diese Einrichtung vornehmen. Sollten dennoch Fragen auftreten, kann MKG selbstverständlich Unterstützung bieten.

Anforderungen

Lizenzen

Um eine SharePoint-Integration mit MKG nutzen zu können, ist eine Entra-Umgebung mit den richtigen Benutzerlizenzen erforderlich.

Lizenz	Entra App-Registrierung	SP Online-Speicher	Funktioniert mit MKG
Microsoft Entra ID Free
M365 Business Basic		(1 TB org + 10 GB/user)
M365 Business Standard
M365 Business Premium
Office 365 E1
Office 365 E3
Office 365 E5
SharePoint Online Plan 1 (einzeln)
SharePoint Online Plan 2 (einzeln)

Zugriffsrechte auf die Entra-Umgebung

Für die Erstellung einer App-Registrierung in Entra sind spezifische Rechte erforderlich. Ein Administrator muss mindestens die Rolle 'Application Developer' haben, um eine App-Registrierung durchführen zu können. Diese Rolle bietet ausreichende Rechte, um eine App zu erstellen und API-Berechtigungen hinzuzufügen. Für die Erteilung der Admin-Zustimmung auf Mandantenebene - was für bestimmte Berechtigungen, wie Microsoft® Graph, erforderlich ist - ist jedoch die Rolle 'Global Administrator' erforderlich. Daher wird empfohlen, dass ein Global Administrator die App-Registrierung durchführt oder zumindest verfügbar ist, um die erforderliche Zustimmung zu erteilen.

SharePoint-Site für die Dokumentenspeicherung

Für die Nutzung der SharePoint-Integration innerhalb von MKG ist es erforderlich, dass eine SharePoint-Site verfügbar ist, die für die Speicherung von Dokumenten verwendet wird. Diese Site muss im Voraus mit einer stabilen Struktur und einer klaren Rechtekonfiguration eingerichtet werden. Die Site muss für Benutzer zugänglich sein, die über MKG Dokumente speichern oder abrufen möchten.

Sicherheitsgruppen und Benutzerzugehörigkeit

Innerhalb von Entra müssen Sicherheitsgruppen eingerichtet werden, die letztendlich mit Dokumentkategorien in MKG verknüpft werden. Nur Gruppen, die in Microsoft Entra als Sicherheitsgruppe eingerichtet sind und bei denen Sicherheit aktiviert ist, werden von MKG erkannt und angezeigt. 

Die Dokumentkategorie in MKG bestimmt, welche Dokumente ein Benutzer in der MKG-Oberfläche sehen kann. Der tatsächliche Zugriff auf das Dokument wird durch die Mitgliedschaft in der zugehörigen Sicherheitsgruppe bestimmt.

Es ist möglich, dass ein Benutzer ein Dokument als Datensatz in MKG sieht, es aber aufgrund fehlender Mitgliedschaft nicht öffnen kann. Umgekehrt kann es auch vorkommen, dass ein Benutzer Zugriff auf ein Dokument über SharePoint hat, es aber in MKG nicht sichtbar ist.

App-Registrierung in Entra

Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um eine App-Registrierung zu erstellen, mit der MKG-Benutzer über die Benutzeroberfläche (UI) Dokumente in Kombination mit SharePoint speichern oder abrufen können.

Schritt 1: Anmelden

Gehen Sie zum Microsoft Entra Portal und melden Sie sich mit einem Benutzer an (es wird empfohlen, einen Benutzer mit der Rolle 'Global Administrator' zu verwenden).

Schritt 2: Neue Registrierung

Wählen Sie im Menü 'App registrations' und dann die Aktion New registration.

Schritt 3: Geben Sie den Namen der App-Registrierung ein

Geben Sie für die App-Registrierung unter Name den Namen "MKG ERP Sharepoint" ein. Wählen Sie bei 'Supported account types' die (Standard-)Option 'Accounts in this organizational directory only (Single tenant)' und wählen Sie die Aktion Register.

Schritt 4: Erstellen Sie ein Client-Secret

Gehen Sie in der erstellten App-Registrierung zu 'Certificates & secrets' und wählen Sie New client secret.

Geben Sie dann unter Description "MKG ERP SharePoint" ein, wählen Sie bei Expires die Option 'Recommended: 180 days (6 months)' und klicken Sie auf Add.

Schritt 5: Führen Sie die API-Berechtigungen aus

Gehen Sie in der erstellten App-Registrierung zu 'API permissions' und wählen Sie Add a permission und fügen Sie die folgenden Microsoft Graph-Berechtigungen hinzu (Typ 'Delegated' oder 'Application').

Permission	Description	Type	Admin consent required
Group.Read.All	Lesen von Microsoft 365-Gruppen	Application
Sites.FullControl.All	Vollständiger Zugriff auf alle SharePoint-Sites	Application
Sites.Manage.All	Verwalten von SharePoint-Sites und Dokumentbibliotheken	Application
Sites.Selected	Eingeschränkter Zugriff auf spezifische SharePoint-Sites	Application
User.Read	Lesen des Profils des angemeldeten Benutzers	Delegated

• Für die Berechtigungen 'Group.Read.All', 'Sites.FullControl.All', 'Sites.Manage.All' und 'Sites.selected' ist eine zusätzliche Zustimmung erforderlich. Führen Sie hierfür die Aktion Grant admin consent aus.

Schritt 6: Notieren Sie die Client-ID und Tenant-ID

Gehen Sie in der erstellten App-Registrierung zum Tab 'Overview'. Übernehmen Sie hier die Werte der 'Application (client) ID' und der 'Directory (tenant) ID'. Notieren Sie diese Daten zusammen mit den Informationen aus Schritt 4 für die auszuführenden weiteren Schritte.

Site-ID im Admin Center abfragen

Schritt 1: Anmelden

Gehen Sie zum Microsoft 365 Admin Center und melden Sie sich mit einem Benutzer an (es wird empfohlen, einen Benutzer mit der Rolle 'Global Administrator' zu verwenden).

Schritt 2: Wählen Sie das Admin Center

Wählen Sie im Menü 'Admin Centers' und dann 'SharePoint'. Sie gelangen automatisch in das richtige Admin Center für Ihren Mandanten, z. B. https://contoso-admin.sharepoint.com.

Schritt 3: Notieren Sie die Site-ID

Wählen Sie die Site aus, die für die Integration mit MKG verwendet werden soll, und entnehmen Sie der URL in der Adressleiste die 'siteId'. Notieren Sie diesen Wert für den auszuführenden weiteren Schritt. Beispiel:

URL: https://contoso-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/AdminHome.aspx#/siteManagement/:/SiteDetails/b8df588c-ff95-44b3-bf3b-8d498c712345a

SiteId: b8df588c-ff95-44b3-bf3b-8d498c712345a

Speicherstruktur in SharePoint

Die SharePoint-Integration speichert Dokumente in Dokumentbibliotheken, die automatisch von der Integration verwaltet werden.

Bei jedem Dokument-Upload werden eindeutige Berechtigungen auf Dateiebene vergeben, sodass die Autorisierungen aus MKG auch innerhalb von SharePoint angewendet werden. 

Um die Skalierbarkeit und Leistung von SharePoint zu gewährleisten, werden Dokumente auf mehrere Dokumentbibliotheken verteilt. Die Integration erstellt hierfür monatlich automatisch eine neue Dokumentbibliothek, z. B.:

MKGDocs 2026-08
MKGDocs 2026-09
MKGDocs 2026-10

Innerhalb jeder Dokumentbibliothek bleibt die bestehende Ordnerstruktur unverändert: YYYY/MM/DD/HHMMSS/.

Dadurch bleiben bestehende Verknüpfungen und die Dokumentstruktur erhalten, während die Anzahl der Dokumente und eindeutigen Berechtigungen pro Dokumentbibliothek innerhalb der von SharePoint empfohlenen Grenzen bleibt.